התפקיד של ימי גיבוש לעובדים הוא להוציא את העובדים מהשגרה וסביבת העבודה היום יומית שלהם, לסייע לעובדים להרגיש חלק מהארגון ולגרום להם להכיר אחד את השני יותר טוב, לגרום להם ללמוד איך עובדים טוב יותר יחד, איך משתפים פעולה וכל זה באווירה כיפית עם מלא פינוקים בדרך.
יום גיבוש אשר מאורגן ומתוכנן היטב ומופק בצורה מקצועית יספק לעובדים חוויה בלי נשכחת שהעובדים לא יפסיקו לדבר עליו.
החלטנו לאסוף לכם מספר עצות וטיפים חשובים כדי שתארגנו יום גיבוש מושלם לעובדים שלכם. לכן קפצנו לבקר במשרדי חברת OUTMIND, הפקת ימי גיבוש וכיף לעובדים (אתר העסק: outmind.co.il) כדי ללמוד את הנושא מקרוב.
טיפ #1: תזמון
חשוב שיהיה מזג אוויר כיפי ביום גיבוש שלכם. אז מומלץ לתזמן את האירוע לאפריל-מאי או ספטמבר-אוקטובר. כך רב הסיכוי שמצד אחד לא יירד עליכם גשם משמים, ומצד שני גם לא גשם של זיעה.. ולגבי היום המתאים: בשום אופן לא יום שישי. יום גיבוש לעובדים כדאי שיהיה יום עבודה.
טיפ #2: תכנון מוקדם
התחילו לתכנן את יום הגיבוש לפחות 3 חודשים מראש, כדי שיהיה לכם זמן לבחור ספקים בראש שקול, לתכנן אטרקציות ולנהל את היום הזה בקלילות.
טיפ #3: קונספט
תכננו פעילות שרוב מוחלט מהעובדים יכולים להתחבר אליה, לא משהו נישתי שיש סיכוי שהרבה לא יתלהבו ממנו.
טיפ #4: גיבוש
היכרות, חיבור וגיבוש בין העובדים הוא התוצאה היפה ביותר שתיוולד מיום הגיבוש הזה. שימו לב לתכנן את התפאורה של יום הגיבוש בצורה שתקל על העובדים להתחבר.
טיפ #5: הסעות
בחרו בחברת הסעות טובה ומקצועית בעלת נהגים מנוסים ומיומנים. ולא, אל תבקשו מהעובדים להגיע עם רכב אישי למקום.. החוויה של הנסיעה ביחד היא חלק משמעותי מהגיבוש וההנאה. ואתם בטח לא רוצים אותם על ההגה אם סיפקתם להם אלכוהול…
טיפ #6: ביטוח
וודאו עם חברת ההפקה שיש לה ביטוח מלא בתוקף, וגם שיש ביטוח מלא בתוקף לכל ספק שייתן שירות במהלך האירוע.
טיפ #7: תפריט
הקפידו שיהיה גם אוכל טבעוני וגם נטול גלוטן. יש עובדים שיודו לכם על כך!
שימו לב גם לכשרות – האם יש לכם עובדים שמקפידים על כשרות מהדרין? אם יש סיכוי שכן, הקפידו שתהיה כשרות מחמירה לאוכל שיוגש במהלך היום.
טיפ #8: תכנית מגירה
הכינו יחד עם חברת ההפקה תכנית למגירה למקרה שמסיבה כלשהי לא תוכלו להתפנות באותו יום, או שיירד גשם, או לא עלינו אירוע ביטחוני..
טיפ #9: בטיחות במים
תכננתם לשלב ביום הגיבוש שלכם בריכה, ים, נחל או כל סוג של פעילות טבילה ושחייה? דאגו לנוכחות של מציל.ה וחובש.ת מוסמכים במקום מתחילת הפעילות עד סופה. הניסיון שלנו מלמד שכ-50% מהעובדים בוחרים להיכנס למים.
טיפ #10: להרים את הציפיות
בקשו מחברת ההפקה לספק לכם "תחמושת" לקמפיין פרסומי מול העובדים בעשרת הימים שלפני האירוע המיוחל. מיילים המכילים מידע מגרה אודות מה שיתרחש, באנרים SAVE THE DATE, סרטונים קצרים ועוד.
טיפ #11: צמצום זמן נסיעה
הכינו יחד עם חברת ההפקה מסלול שעד כמה שאפשר לא יתקע את העובדים שלכם בפקקים. ודאו שכל האטרקציות שתכננתם נכנסות ל"מסלול מעגלי" ושלא צריך לנסוע הלוך חזור בשביל איזו אטרקציה מרוחקת.
טיפ #12: נשנושים
הכינו לעובדים חטיפים, שתיה קלה, נשנושים כיפיים שיוסיפו לאווירה ויגרמו לעובדים להרגיש שממש פינקתם. לפעמים, דווקא הפרטים הקטנים הם אלה שתופסים מקום בתודעה יותר מההפקה הגדולה…
טיפ #13: לתעד לתעד לתעד
יום הגיבוש הזה הוא גם מעמד שיווקי לגיוס עובדים חדשים.. התיעוד גם מאפשר המשך עיסוק של העובדים והיזכרות באירוע בימים שלאחריו. עודדו את העובדים, בנקודות ספציפיות במהלך היום, לשלוף סמארטפון ולהעלות לאינסטגרם, לפייסבוק ולוואטסאפ תמונות וסרטונים.
טיפ #14: תוכן בעל ערך
שבצו במהלך היום גיבוש לפחות מדריך או מדריכה שיעניקו לעובדים הצצה לעולם שבסבירות גבוהה הם לא מכירים. אפשר למשל לעצור במקום עם נוף יפה, ובמקום רק ליהנות מהמראה לשמוע גם שלושה סיפורים מרתקים על ההיסטוריה של המקום ויושביו.
טיפ #15: לא לנאום
העובדים ישמחו לשמוע סיפורים מעניינים מהמדריכים שגייסתם, אבל הם פחות מעוניינים להקשיב לנאומים של מנהלים. אז מנהלים, דברו קצר ולעניין.
טיפ #16: לא לדבר על עבודה!
בקשו מהעובדים להתעלם מהמשימות השוטפות ליום אחד ולהתענג על הכאן והעכשיו
טיפ #17: איך כן לתת מקום לארגון
הארגון צריך להיות ברקע הדברים, אם זה במיתוג האירוע, לוגו הארגון על גבי כובעים, בקבוקי מים, תיקי משימה אם אתם עושים פעילות תחרותית וכו'.
טיפ #18: שעת זולה
אל תעמיסו על הלו"ז של יום הגיבוש. פנו לפחות שעה שבה לא עושים כלום חוץ מרביצה נינוחה ושיחה, עדיף על כיסאות נוחים ועל רקע נוף יפה ומוזיקה טובה.
טיפ #19: אפשרו ביטוי עצמי
תכננו פעילויות המאפשרות לעובדים לקחת חלק פעיל ולתת ביטוי חופשי לכשרונות שלהם. המרחב שובר השגרה מאפשר פתיחות וחירות יצירתית, אם תאפשרו להם להביע את עצמם תזכו להוקרת תודה עמוקה. וכמובן שלא כולם חייבים להשתתף, זה ממש בסדר לשבת בצד בשקט.
טיפ #20: צ'ופר לסיום
תכננו צ'ופר שיוענק לעובדים לקראת סיום יום הגיבוש, שיחזרו איתו הביתה ויראו למשפחות שלהם.
ניתן למצוא רעיונות לצ'ופרים מגניבים בבלוג שלנו.
טיפ #21: בני משפחה – בערב
תכננתם פעילות של יום שלם ? הזמינו את המשפחות להצטרף לעובדים לפעילות הערב.
טיפ #22: הצעת הפקה 2.0
בסוף כל ההכנות וההתאמות, כשהגעתם לתוצאה סופית מבחינתכם, בקשו מחברת ההפקה שתשלח טופס הזמנת עבודה המכיל את כל מה שדיברתם עליו.
טיפ #23: תהנו!
בתור המארגנים של יום הגיבוש, קל לשכוח את הדבר הכי חשוב – להנות! אתם לא כאן רק בשביל לתת ולהעניק, מגיע לכם גם לקבל ולהתענג.
